De werkefficiëntie van je bedrijf verhogen?

Secretary Academy digitaliseert en structureert al jouw administratieve chaos van de baan!

Beeld je in: één van je werknemers is tijdelijk afwezig wegens ziekte, zwangerschap of verlof. Geen probleem, jouw team is een goed geoliede machine en neemt moeiteloos elkaars administratieve taken over. Tenminste, zodra ze de nodige documenten hebben gevonden… Terwijl een bepaalde digitale mappenstructuur voor de één perfect logisch lijkt, ziet de ander vaak door het administratieve bos de bomen niet meer. Hoe Katy en haar team overzicht en conformiteit brengen in jouw administratie? Dat lees je allemaal in deze blog!

Administratieve ondersteuning op maat

Als bedrijfsleider streef je naar maximale werkefficiëntie. Dat treft, Secretary Academy streeft naar maximale administratieve ondersteuning! Een administratieve herstructurering doet hierbij wonderen. Het voorziet in een vlotte navigatie doorheen ieders digitale files. Tijdens een kennismakingsgesprek, luisteren we aandachtig naar jouw verhaal. Wat is het probleem en welke doelstelling heeft je onderneming? Op basis van jouw wensen, stellen we een plan van aanpak op. Doorgaans mindert het gebrek aan een duidelijke administratieve ordening en conformiteit de vaart. Simpel digitaliseren en (her)structureren brengt je collega’s weer back on track. Onze administratieve medewerkers werken vanaf één dag per week bij jou op kantoor, of vanop afstand.

Digitaliseren

Je documenten overzichtelijk digitaliseren, brengt verschillende voordelen met zich mee. Het voornaamste pluspunt? Een administratie die voor heel het bedrijf gemakkelijk bereikbaar is. Ons ervaren team administratieve freelancers steekt de handen uit de mouwen en verzamelt jouw digitale informatie. Nadien wordt alles in een overzichtelijk Excel-bestand gegoten en kan iedereen hiermee aan de slag. Verkiest jouw onderneming een ander programma boven Excel? In dat geval regelen wij met evenveel plezier de gegevensinput van je administratie. Vergeet niet om steeds een back-up te maken van je bestanden! Een externe harde schijf met een kopie van je belangrijkste informatie, is geen overbodige luxe. 

Structureren

Een optimale werkefficiëntie nastreven én behalen? Dat doe je dankzij een digitale mappenstructuur voor je administratie! Een overzichtelijke structuur bespaart je bedrijf overbodige zoektijd. Hoe gaan we te werk? De eerste stap, het opzetten van een nieuwe mappenorganisatie, nemen wij voor onze rekening. Daarna bepaal jij welke documenten uit de oude mappenstructuur overbodig zijn, en welke je wil overzetten naar één van de nieuwe mappen. Het is belangrijk dat alle administratie in de daarvoor voorziene ruimte wordt geplaatst. Door een korte en duidelijke beschrijving van de documenten, kan iedereen alles vlotjes terugvinden. 

Onze core business is administratieve ondersteuning bieden. Een oude mappenstructuur opkuisen, vergt enige tijd. Een klus waarmee onze administratieve freelancers jou of je team graag helpen. We leggen onze agenda’s samen en plannen de nodige tijd in. Nadien gaan we samen aan de slag en bekijken we welke files we naar welke map verhuizen. De laatste stap in het proces? De nieuwe mappenstructuur aanleren aan je collega’s.

Opvolgmoment

Na het opstellen van een digitale mappenstructuur voor je administratie, gaat iedereen binnen jouw bedrijf hier gemakkelijk mee van start. Omdat wij tot het uiterste gaan voor jouw administratieve ondersteuning, voorzien we na een half jaar een opvolgmoment. Dit geeft ons de gelegenheid te kijken hoe iedereen de nieuwe werking ervaart en of de uitvoering conform is aan de verwachtingen. Dit opvolgmoment kan ter plaatste of online plaatsvinden. Liever een vroeger terugkommoment of een aanpassing aan de mappenstructuur? Laat het ons weten, wij schakelen razendsnel!

Het eindresultaat van onze digitale mappenstructuur? Daarvoor laten we graag één van onze tevreden klanten aan het woord:

“Wanneer we de opdracht kregen onze digitale mappen te structureren, spookten allerlei dingen door mijn hoofd:

Wanneer moet ik dat nog doen? Waarom moet ik dat doen? Wat moet er eigenlijk gebeuren? Er is geen beginnen aan!

Na een 1ste overleg met Katy kreeg ik zicht op wat er verwacht werd. Ik zag direct de voordelen voor mezelf: meer rust, meer overzicht en meer tijdswinst. Mappen kan ik ordenen zoals ik het wil en verouderde documenten worden gearchiveerd of verwijderd. Ik kreeg de nodige tips en tricks en ging er snel mee aan de slag. Ik kon niet wachten tot mijn mappenstructuur was opgeruimd. Ik plande in mijn agenda enkele momenten in, waardoor het ook effectief gebeurde.

De opvolgmomenten zijn waardevol: ze zorgen ervoor dat het werk gebeurt, maar ook dat je tussentijds vragen kan stellen. Ik heb de smaak te pakken: ik plan voor mezelf, dit najaar, de opkuis van de mappen in de mailbox. In de loop der jaren is dit ook een heuse verzameling geworden, waar het overzicht al lang zoek is.” – Een tevreden klant.

Wil jij jouw digitale administratie ook graag structureren? Boek een afspraak in en pluk de vruchten van een verhoogde werkefficiëntie!

Contacteer ons >>