Jobs

Onze klant, expert in de bouw, is wegens groei op zoek naar een gedreven freelance office manager.

Jouw taken:

• medeverantwoordelijk voor de organisatie van het kantoor.
• De schakel zijn tussen de bedrijfsleiding en de verschillende afdelingen. 
• Verzorgen van het digitale onthaal; telefoon- en ingaand/uitgaand mailverkeer, het fysieke onthaal van klanten en leveranciers.
• Ondersteunen in all-round administratieve taken. 
• Bedrijfsprocessen in de gaten en het onderhoud het intern digitaal platform. 
• Het organiseren, beheren en notuleren van interne vergaderingen. Actiepunten opvolgen.
• Beheren van de agenda van je collega’s.
• Meerdere taken mogelijk op termijn afhankelijk van interesse en expertise van de freelancer.

Competenties:

• Graag willen werken.
• Administratief sterk.
• Organisatorisch sterk.
• Communicatief.
• Sociaal.
• Openstaan om in bepaalde processen nog meer structuur te brengen.
• Verzorgd.
• Stipt.
• Nauwkeurig.
• Vriendelijk.

Regime: freelance en dagen en uren overeen te komen tussen maandag en vrijdag. Momenteel gebaseerd op 12 uren per week.

Locatie: bij opstart bij onze klant in Nijlen/Kessel. Na de opstart kan voor de 1/2 van het werk vanuit het kantoor van de freelancer worden gewerkt.

Iets voor jou? Bezorg ons dan gerust je cv per kerende via katy@secretary-academy.be
Niets voor jou maar ken je mogelijks iemand die hiervoor in aanmerking zou komen? Geef dan gerust onze gegevens door, waarvoor dank!

Tot binnenkort!

Voor onze klant, een sterk groeiend bedrijf in Kapellen met 20 medewerkers, zijn we op zoek naar een ervaren administratieve medewerker! Je komt terecht in een tof team waar je de ruimte krijgt voor een zeer afwisselende functie waarbij je onder andere de zaakvoerder en het sales team gaat ondersteunen als enige administratieve medewerker. Tevens krijg je de mogelijkheid om door te groeien!

Een greep uit je taken:

• opvolgen van administratie voor alle dossiers;
• beantwoorden telefoon;
• klanten verwittigen voor interventies;
• contacten met klanten en leveranciers;
• administratieve ondersteuning van het sales team;
• planning;
• ondersteunen zaakvoerder met allerhande administratieve taken;
• algemene office management taken;
• personeelsadministratie in samenwerking met het sociaal secretariaat;
• meerdere taken mogelijk op termijn.

Competenties:

• sterke administratieve skills;
• teamplayer;
• communicatief sterk;
• problem-solver;
• nauwkeurig;
• stipt;
• accuraat;
• vriendelijk;
• verzorgd;
• leergierig;
• Nederlands: zeer goed;
• Frans en Engels is nice to have.

Regime: voltijds, 40 uren week van maandag tot en met vrijdag.

Opstart: onmiddellijk bij onze klant in 2950 Kapellen.

Ben jij de ervaren administratieve medewerker die een kantoor wil beheren als een goede huismoeder of huisvader? Dan ben jij de persoon die we mogelijks zoeken! Bezorg gerust je cv via katy@secretary-academy.be
Niets voor jou maar ken je mogelijks iemand die hiervoor in aanmerking zou komen? Geef dan gerust een gegevens door, waarvoor dank!

Tot binnenkort!
Katy

Voor onze klant in een deelgemeente van Willebroek, met 19 personen inclusief management (3), zijn we op zoek naar een gedreven en empathische freelance HR manager (m/v/x).

We zoeken een freelancer die ervaring heeft in HR in kleinere KMO’s, in de sector van de accountancy zou een pluspunt zijn!

Taken:

• loonadministratie van A tot Z;
• opvolging uurregistratie personeel;
• controleren van de gepresteerde uren;
• verlof plannen;
• evaluatiegesprekken in samenspraak met de vennoten; 
• soft HR is heel belangrijk maar ook het ‘hard’ gedeelte = vertrouwensfunctie;
• wagenpark beheren;
• DKV opvolgen;
• opstart/exit van medewerkers verzorgen;
• team events organiseren;
• meerdere taken mogelijk afhankelijk van expertise en interesse.

Competenties:

• je hebt een goede expertise in HR, zowel hard als soft;
• je bent open;
• je bent communicatief;
• je wil werken;
• je bent communicatief;
• je bent een geboren people manager;
• je bent vriendelijk;
• je voert een open communicatie.

Opstart:  november/december 2021.

Aantal: 2 dagen per week op locatie bij onze klant (kunnen meer of minder dagen worden afhankelijk van interesse en expertise).

Termijn: lange termijn.

Iets voor jou en heb je reeds de nodige expertise in huis en ben je een échte people manager? Bezorg ons dan je cv via katy@secretary-academy.be . Niets voor jou maar ken je mogelijks iemand in je netwerk die voor deze freelance opdracht in aanmerking zou komen? Geef dan gerust ons e-mailadres door, waarvoor dank!
Tot binnenkort?

Voor onze klant in Turnhout, een groeiend en ambitieus familie bedrijf, zijn we op zoek naar een witte raaf versus personal assistant die de zaakvoerder gaat ondersteunen. Je biedt ook administratieve ondersteuning aan een gedreven en jong team op verschillende departementen binnen haar bedrijf; verkoop, logistiek en directie. We zoeken iemand die snel op verschillende posten inzetbaar is, en die de zaakvoerder persoonlijk kan assisteren en bijstaan.

Ben jij een administratieve duizendpoot die niet afgeschrikt om verschillende administratieve taken op zich te nemen? Dan ben jij misschien de personal assistant die we zoeken!

Jouw veelzijdige administratieve taken (aanpasbaar naargelang jouw mogelijkheden/expertise):

• Ondersteunen CEO:  e-mail, agendabeheer (ook andere inboxen/agenda’s) en eerste aanspreekpunt als CEO niet bereikbaar is.
• Ondersteuning HR; organiseren dag van de collega – beheer groepsverzekeringen – dimona aangifte voor studenten en flexicontracten – tijdsregistratie arbeiders nakijken – opvolgen verjaardagen – pensioen en aantal jaren dienst – organiseren personeelsfeestjes, enz… (geen loonverwerking van A – Z).
• Beheren wagenpark.
• Postbeheer.
• Afvalbeheer.
• Ondersteunen sales afdeling.
• Bestellen kantoormateriaal.
• Organiseren events.
• Preventies; administratief opvolgen.
• Vergaderingen: plannen, organiseren, notuleren en actiepunten opvolgen.
• Magazine: administratief mee opvolgen.
• Leveranciers: contracten beheren en nalezen.
• Reizen organiseren binnen-en buitenland.
• … .

Competenties:

• Nederlands: moedertaal.
• Engels: zeer goede kennis in woord en schrift.
• Werken met Apple (Mac).
• Goede kennis Office 365 en Outlook.
• Verzorgd.
• Punctueel.
• Administratief en organisatorisch zeer sterk.
• Accuraat.
• Behulpzaam.
• Een groot inlevingsvermogen.
• Positief en doelgericht ingesteld.
• Je draagt kwaliteit en engagement hoog in het vaandel.
• Jouw woord is een woord.

Opstart: onmiddellijk in samenspraak met Secretary Academy en de CEO.

Aantal: voltijds: 5 dagen per week tussen 9 en 18 uur. Vrijdagnamiddag werk je niet en je bent flexibel om af en toe een zaterdag te werken.

Locatie: bij onze klant in Turnhout.

Wat biedt onze klant jou?

1. Zeer afwisselende job in een team van gemotiveerde en enthousiaste collega’s.
2. Aantrekkelijk salarispakket naargelang ervaring.
3. Opleiding wordt voorzien waar nodig.
4. Mogelijkheid tot groei.
5. Werken in een groeiend familiebedrijf.

Iets voor jou? Bezorg ons dan je cv via katy@secretary-academy.be. Niets voor jou maar ken je mogelijks een zeer goede personal assistant die hiervoor interesse zou hebben? Geeft dan gerust onze gegevens door, waarvoor dank!

Zie ik je binnenkort?

Voor een onze klant, een notaris in Gent, zijn we op zoek naar een voltijdse dynamische medewerker in vast loondienst. Je zal deel uitmaken van van het Team Aktesupport voor een gevarieerde functie waarbij precisie en stiptheid cruciaal zijn. Onze klant is vlot bereikbaar via het openbaar vervoer en indien nodig is er een parking vlakbij het kantoor.

Jouw taken:

• verantwoordelijk voor de volledige postakteverwerking;
• alle taken na de akte vervul jij en volg je op;
• je repertorieert alle akten, je verstuurt documenten naar externe diensten en cliënten;
• beantwoort je in tweede lijn de telefonische oproepen;
• 1 keer per week ’s avonds (tot maximaal 19.00 uur) verzorg je de permanentie van het onthaal;
• je springt in wanneer je collega, die verantwoordelijk is voor onder meer het onthaal, afwezig is. Kortom, je hebt niet alleen een backofficefunctie, maar je zal ook cliënten hartelijk kunnen verwelkomen en hen begeleiden naar de aktezaal.

Wie ben je:

• je hebt een bachelordiploma en/of je hebt al een administratieve functie uitgeoefend;
• je omschrijft jezelf als een pietje-precies;
• je bent discreet, collegiaal en je kan omgaan met plotse en dringende taken met een krappe deadline;
• je houdt van administratief werk, maar ook van contact met cliënten;
• je hebt een zeer goede kennis van Outlook, Word en Excel;
• 1 dag per week tot 19 uur te werken vind je niet erg.

Onze klant biedt je:

• een energieke en collegiale sfeer op kantoor waarbij zij aandacht en tijd hebben, én maken, voor welzijn en plezier op het werk;
• glijdende uren;
• interne opleiding van jouw dichtste collega, aangevuld met vele tips en hulp van de andere collega’s en notarissen;
• je mag externe opleidingen volgen die enerzijds verbonden zijn aan jouw functie en anderzijds interessant zijn voor je persoonlijke ontwikkeling en groei;
• de eerste maanden heb je wekelijks een een-op-een-moment met de HR-manager;
• als het straks weer mag, leuke en diverse groepsactiviteiten; teambuildingweekend, nieuwjaar, enz…

Regime: voltijds van maandag tot en met vrijdag.

Opstart: onmiddellijk in Gent.

Iets voor jou? Bezorg ons dan gerust je cv via katy@secretary-academy.be. Niets voor jou maar ken je mogelijks iemand die hiervoor interesse zou hebben? Geef dan gerust onze gegevens door, dank je! Tot binnenkort!

Voor onze klant een notaris zijn we op zoek naar een voltijdse administratieve notariële medewerker (m/v/x) in vast dienstverband ter versterking van hun team!

Jouw taken

• Onthaal;
• telefoon;
• eerste lijn contact voor cliënten en dergelijke meer;
• afspraken inplannen;
• pré-akte;
• post-akte;
• werken met het software programma Actalibra;
• algemene office management taken.

Wij zoeken

• empathisch persoon;
• vriendelijk;
• verzorgd;
• communicatief;
• eerlijk;
• oplossingsgericht;
• zelfkennis;
• matuur persoon;
• collegialiteit;
• Nederlands: moedertaal;
• proactieve en dynamische houding;
• graag en vlot werken binnen een sterke structuur;
• collegiaal;
• gemotiveerd;
• stressbestendig;
• flexibel;
• goede computervaardigheden;
• vlotte klaviervaardigheid.

Ons klant biedt

• Gevarieerd werk met contact met cliënteel;
• zeer aangename werksfeer;
• correcte verloning;
• ondersteuning door de notaris en de collega’s.

Opstart: onmiddellijk indien mogelijk.

Regime: voltijds (dagwerk van maandag tot en met vrijdag).

Iets voor jou en ben je woonachtig in Hoevenen, Kapellen, Brasschaat, Ekeren, Merksem of Schoten? Bezorg dan gerust je cv en foto via katy@secretary-academy.be! Je gegevens worden met de nodige discretie behandeld! Niets voor jou maar ken je mogelijks iemand die hiervoor interesse zou hebben en in aanmerking zou komen? Geef dan gerust onze gegevens door! Alvast bedankt en tot binnenkort!

Voor onze klant in Gent binnen het notariaat, zijn we op zoek naar een gedreven en empathische collega ter versterking voor het Team vastgoed. Onze klant draagt samenwerken vanuit gedeelde waarden én met het oog op een optimale dienstverlening, hoog in het vaandel!

Jouw taken:

• dossiers behandelen van a tot z;
• het analyseren van diverse juridische vragen en oplossingen bieden;
• je hebt rechtstreeks contact met cliënten en notarissen;

Wat kan je verwachten:

• je maakt deel uit van een gedreven team van 12 personen;
• je krijgt de mogelijkheid om je volledig te ontwikkelen in het vastgoedrecht;
• energieke collegiale sfeer met aandacht en tijd voor welzijn en plezier op het werk (thuisgevoel);
• glijdende uren;
• mogelijkheid tot het volgen van opleidingen verbonden aan deze functie;
• feedback van de notarissen op vaste tijdstippen;
• maandelijkse vergaderingen om juridische en praktische kennis uit te wisselen;
• als het straks weer mag: jaarlijks teambuildingweekend, nieuwjaarsdiner, midzomeractiviteit, yoga enzoverder.

Wij vragen:

• empathisch persoon;
• verzorgd;
• communicatief;
• eerlijk;
• oplossingsgericht;
• zelfkennis;
• collegialiteit;
• moedertaal Nederlands;
• kennis van het Frans en Engels in woord en schrift is een plus;
• uitgesproken interesse in vastgoedrecht of personen- en familierecht;
• een gedreven persoon met een proactieve en dynamische houding;
• graag en vlot werken binnen een sterke structuur met respect voor alle deadlines en termijnen;
• discreet;
• collegiaal;
• gemotiveerd;
• stressbestendig;
• flexibel;
• goede kennis van Outlook, Word, Excel en een zeer vlotte klaviervaardigheid.

Iets voor jou? Bezorg dan gerust je cv via katy@secretary-academy.be! Niets voor jou maar ken je mogelijks iemand die hiervoor interesse zou hebben? Geef dan gerust onze gegevens door! Alvast bedankt en tot binnenkort!

Onze klant is een sterk groeiende kmo en zoekt ter uitbreiding van hun team een toffe collega op lange termijn op de afdeling planning/transport! Wil jij deel uitmaken van een jong bedrijf en heb je affiniteit en/of ervaring in transport en planning? Lees dan hieronder welke uitdagende functie wij jou kunnen bieden!

Taken

• input/verwerken van orders in ‘Navision’ (België, Nederland, Luxemburg en UK);
• contact met transporteurs en klanten (België, Nederland, Luxemburg en UK);
• plannen transport voor ophaling bij de leverancier en daarna levering van de goederen bij de eindklant (België, Nederland, Luxemburg en UK);
• opvolgen van e-mails (België, Nederland, Luxemburg en UK).

Competenties (must have)

• zeer nauwkeurig kunnen werken;
• stipt;
• gedreven;
• stressbestendig;
• beleefd;
• problem solver;
• verzorgd;
• iemand die goed doorwerkt;
• rustig persoon;
• niet chaotisch;
• affiniteit met transport;
• reeds ervaring in transport sector is een plus;
• geen 9 to 5 mentaliteit;
• Nederlands: zeer goed;
• Frans: bij opstart basiskennis (je staat open om hiervoor een cursus te volgen indien nodig);
• Engels: goede basis;
• Duits; basis (is een plus);
• feeling hebben met transport;
• Microsoft; outlook, Word en Excel (goede basis);
• werken met Microsoft Teams (intern gebruik).

Aanbod

Contract bepaalde duur van 3 maanden. Na een gunstige evaluatie, een voltijds vast contract van onbepaalde duur in dagverband. Loon aangevuld met extralegale voordelen op basis van jouw ervaring.

Heb je na het lezen van deze uitdagende functie iets van, dit is écht iets voor mij? Bezorg ons dan jouw cv inclusief foto en motivatiebrief enkel via e-mail aub. Niets voor jou maar ken je mogelijks iemand die hiervoor interesse zou hebben? Geef dan gerust onze gegevens door. Alle gegevens worden met de nodige discretie behandeld. Tot binnenkort! Katy

Onze klant is een sterk groeiende organisatie en zoekt ter uitbreiding van hun team een toffe collega op lange termijn op de afdeling administratie! Wil jij deel uitmaken van een jong bedrijf en heb je affiniteit met cijfers? Lees dan hieronder welke uitdagende functie wij jou kunnen bieden!

Taken:

• behandelen binnenkomende-en uitgaande post;
• controleren van facturen op de wettelijke conformiteiten;
• digitaliseren van facturen;
• controle van facturen;
• werken met’Navision’;
• contact met de klanten bij problemen;
• klassement geboekte facturen;
• dagelijks opvragen van gewichten bij klanten van geleverde vrachten;
• aanmaken verkoopfacturen;
• eventueel meerdere taken mogelijk op termijn.

Competenties (must have):

• zeer nauwkeurig;
• administratief sterk;
• affiniteit met cijfers;
• collegiaal;
• verzorgd;
• sympathiek;
• flexibel;
• Nederlands: zeer goed;
• Frans: basis;
• Engels: basis;
• Duits; basis (is een plus).

Aanbod:

Een halftijds vast contract van onbepaalde duur in dagverband. Loon aangevuld met extralegale voordelen op basis van jouw ervaring.

Hoe solliciteren?

Zie je jezelf 100% zitten bij onze gedreven klant in het centrum van Antwerpen? Bezorg ons dan jouw cv inclusief foto en motivatiebrief via e-mail aub. Niets voor jou maar ken je mogelijks iemand die hiervoor interesse zou hebben? Geef dan gerust onze gegevens door. Alle gegevens worden met de nodige discretie behandeld.