Voor onze klant een notaris in een aangename gemeente, zijn we op zoek naar een voltijdse notarieel administratieve medewerker (m/v/x). Je komt terecht in een warm en klein team ter ondersteuning van 1 notaris waarbij professionaliteit, het nakomen van beloften en klantvriendelijkheid hoog in het vaandel worden gedragen. Wens je een afwisselende job met rechtstreeks contact met het cliënteel en dit alles in een familiale sfeer? Dan ben jij misschien de persoon die we zoeken!

Jouw taken

  • ontvangen cliënteel
  • telefonisch onthaal
  • beheren agenda van de notaris
  • administratieve ondersteuning bij opstart van dossiers
  • opzoekingen verrichten bij de opstart van dossiers
  • post-akte uitvoeren in samenwerking met de dossierbeheerder
  • meerdere taken mogelijk volgens interesse

Gewenst profiel

  • Nederlands: zeer goed
  • Frans: basiskennis
  • Word: goede kennis
  • Excel: basiskennis
  • kennis van het programma supermedewerker is een plus
  • nauwkeurig
  • veerkrachtig
  • leergierig
  • sociaal vaardig
  • klantvriendelijk
  • probleem oplossend denken
  • proactief
  • snel en efficiënt werken
  • administratief sterk
  • juridische kennis is een plus
  • vastgoed kennis is een plus
  • organisatorisch sterk
  • verzorgd
  • een woord is een woord
  • je schakelt snel
  • je ziet de ernst van je functie binnen het notariaat in
  • empathisch
  • stipt

Wat biedt onze klant jou?

  • Aangename en moderne kantoren met alle nodige informatica.
  • Een vast bediendencontract (verloning naar capaciteiten, opleiding en ervaring).
  • Extralegale voordelen conform sector; groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, ecocheques, 13demaand, verzekering tegen inkomensverlies en vergoeding woon-en werkverkeer.
  • Goede begeleiding.

Regime

Voltijds dagwerk:

  • Maandag tem Donderdag van 09:00 tot 12:00 uur / 13:00 tot 17:00 uur
  • Vrijdag: 09:00 uur tot 12:30 uur.

Hoe solliciteren?

Heb je na het lezen van deze functie iets van, dit is iets voor mij en heb je de nodige competenties? Bezorg ons dan gerust je cv en foto via katy@secretary-academy.be . Niets voor jou maar ken je mogelijks iemand die hiervoor in aanmerking zou komen? Geef dan gerust onze gegevens door waarvoor dank!

**********

Voor onze klant, een toonaangevend familiaal productiebedrijf in Antwerpen in edelmetalen, zijn we op zoek naar een halftijdse sympathieke administratieve commerciële medewerker (m/v/x). Dit ter versterking van hun gedreven team van 20 medewerkers. De nodige opleiding zal worden voorzien bij de opstart en dit alles in een familiale sfeer!

Jouw taken

  • Ingaande telefonische oproepen commercieel behandelen.
  • Collectie van de edelmetalen mee opvolgen.
  • Kwaliteitscontrole.
  • Inpak.
  • Verzenden van de goederen.
  • Contact met de klanten van A – Z.
  • Bestellingen van op maat gemaakte artikelen berekenen.
  • In laagseizoen opleiding geven aan juweliers.

Competenties:

  • Verzorgd.
  • Teamgeest maar ook zelfstandig kunnen werken.
  • Punctueel.
  • Commercieel sterk.
  • Administratief sterk.
  • Organisatorisch sterk.
  • Je weet van aanpakken.
  • Ervaring in een administratieve functie.
  • Bereidt om verbeteringen aan te geven in processen.
  • Nauwkeurig.
  • Vertrouwelijk.
  • Nederlands: zeer goede kennis.
  • Frans: goede kennis in woord en schrift.
  • Engels: goede kennis in woord en schrift.
  • Office 365:
    • Excel: kunnen werken met tabellen.
    • Word: goede basiskennis.
    • PowerPoint: goede basiskennis.
    • Outlook: zeer goede kennis.
  • AS 400: kennis is een plus.

Aantal:
* dinsdag van 08:00 – 12:00 uur / 12:30 – 17:00 uur (8,5 uren)
* donderdag van 08:00 – 12:30 uur / 13:00 – 17:30 uur (9 uren)
* niet op maandag, woensdag en vrijdag
* Flexibel om op donderdag langer te werken dan 17:30 uur

Opstart: in samenspraak.

Verloning naar ervaring en kwaliteiten.

Heb je na het lezen van deze vacature iets van, deze functie is op mijn lichaam geschreven? Dan ben jij de persoon die we misschien zoeken! Bij interesse, bezorg ons gerust je cv met een foto via katy@secretary-academy.be. Je gegevens worden met de nodige discretie behandeld! Niets voor jou maar ken je mogelijks iemand die hiervoor in aanmerking zou komen? Geef dan gerust onze gegevens door, waarvoor dank!

Tot binnenkort!

Voor onze klant in Heverlee met ‘high end’ diensten en producten, zijn we op zoek naar een voltijdse tweetalige management assistant als rechterhand van de zaakvoerster. Je assisteert tevens ook de 2de vennoot. Je komt terecht in een zeer sterk groeiende onderneming waar kwaliteit en communicatie zeer hoog in het vaandel worden gedragen. Het topteam telt 6 personen en misschien ben jij wel de 7de gedreven witte raaf die we in het team mogen verwelkomen!

Jouw taken als rechterhand van de zaakvoerder:

  • Maken van offertes voor de ‘high end’ producten en diensten.
  • Plaatsen van de bestellingen bij de leveranciers.
  • Opvolgen van bestellingen en erover waken dat deze tijdig geleverd worden. Indien deze niet tijdig worden geleverd, ingrijpen en overleggen met de zaakvoerder wat we kunnen doen.
  • Checken bij de levering dat de levering overeenstemt met wat er werd besteld.
  • Nakijken van de facturen eens dat het materiaal werd geleverd.
  • Fakturen maken aan klanten als een werf afgewerkt is.
  • Klanten telefonisch te woord staan.
  • Bij bezoek van klanten; klanten ontvangen, drankje aanbieden en eventueel indien lunch voorzien is, lunch bestellen en alles klaar zetten.
  • Je maakt afspraken voor de zaakvoerder.
  • Opstellen van documenten indien er een product defect is tijdens garantie periode. De producten versturen en opvolgen dat deze tijdig hersteld terug komen.
  • Maken van presentaties voor de zaakvoerder.
  • Organiseren van events in niet Covid tijden voor de zaakvoerder
  • All-round office management beheren : zorgen voor alle kantoorbenodigdheden; food en non food.
  • Meerdere taken mogelijk op termijn.

Competenties:

  • Je bent perfectionist.
  • Je bent zeer professioneel.
  • Je werkt graag voor een ‘high end’ organisatie én zaakvoerder.
  • Je zorgt ervoor dat alles tiptop verloopt voor de zaakvoerder en het bedrijf.
  • Je vormt een tandem met de zaakvoerster.
  • Je bent zeer positief ingesteld.
  • Je bent zeer pro-actief.
  • Je bent administratief zeer sterk.
  • Je bent organisatorisch zeer sterk.
  • Je bent zeer empathisch.
  • Je werkt zeer graag in een kleine onderneming waar er veel afwisseling is in taken en verantwoordelijkheden.
  • Je werkt zeer gestructureerd.
  • Je hebt een sterke persoonlijkheid.
  • Je bent vriendelijk.
  • Je bent verzorgd.
  • Je bent een meedenker voor de zaakvoerder en het bedrijf.
  • Je bent zeer zelfstandig.
  • Je bent creatief.
  • Je bent flexibel.
  • Je houdt van een persoonlijke aanpak.

Skills:

  • Office 365: Outlook Microsoft: zeer goed.
  • Excel: kunnen werken met basisformules (geen draaitabellen of grafieken).
  • PowerPoint: zeer goede kennis.
  • Tweetalig Nederlands – Frans in woord en schrift.
  • Engels: goede kennis in woord en schrift.

Locatie:

  • 100% bij onze klant in Heverlee (Covid safe).

Regime:

  • Voltijds of 4/5.
  • Voltijds: van maandag tot en met donderdag tussen 08:00 en 09:00 uur en 16:30 en 17:30 uur (1/2 uur middagpauze). Vrijdag: tussen 08:00 en 09:00 uur tot 15:00 uur.
  • Collectieve vakantie: 2 weken bouwverlof in juli 2022 = 9 ADV dagen liggen vast.

Hoe solliciteren?

Ben jij de witte raaf die we zoeken? Bezorg dan gerust je cv via katy@secretary-academy.be. Je gegevens worden met de nodige discretie behandeld. Niets voor je maar ken je mogelijks iemand die hiervoor in aanmerking zou komen? Geef dan gerust onze gegevens door, waarvoor dank! Tot binnenkort?