Voor onze klant, een internationaal bedrijf met een familiale sfeer in 9190 Stekene, zoeken we een voltijdse allround back-office medewerker (v/m/x) die houdt van variatie en initiatief nemen. Je wordt deel van een jong, dynamisch en hecht team van 35 collega’s, waar collegialiteit centraal staat. Tegelijk ben je iemand die zelfstandig werkt, proactief meedenkt en graag verantwoordelijkheid neemt. Geen dag is hier hetzelfde – je krijgt de ruimte om je talenten te benutten en verder te ontwikkelen. Zoek je een dynamische job waarin je écht het verschil kan maken? Dan ben jij mogelijks de administratieve duizendpoot die wij zoeken!
Jouw takenpakket:
Projectadministratie (50%):
- Facturatie en calculatie van projecten met de operations manager, project manager en verkopers (Spanje, Italië en Zweden).
- Opmaken orderbevestigingen via Exact Online.
- Verwerken onkosten.
- Bijhouden referentielijst.
- Evaluatie projecten.
- Bijhouden order intake lijst en sales per verkoper.
- Opmaken aankooporders in samenspraak met de operations manager.
- Klanten administratie (zoals vragenlijsten, documenten van personeelsleden opladen op platforms,…).
- Administratieve ondersteunen bij het maken van offertes voor de project managers.
Boekhouding voorbereiden (30%):
- Ingeven aankooporders, aankoopfacturen, verkoopfacturen en onkosten via Exact Online.
- Verwerken Visa uittreksels.
- Afpunten betalingen.
- Overleg externe boekhouder (1 keer per maand).
- Administratieve ondersteuning VCA en ISO.
- Invallen voor operations manager (transporten regelen, planning: steeds in overleg en met ondersteuning van de project managers).
- Administratieve ondersteuning van verkopers in Spanje, Italië en Zweden.
- Administratieve ondersteuning van de directie.
- Klantenlijsten bijhouden in CRM systeem.
Andere administratieve taken (20%):
- Administratieve ondersteuning VCA en ISO.
- Invallen voor operations manager (transporten regelen, planning: steeds in overleg en met ondersteuning van de project managers).
- Administratieve ondersteuning van verkopers in Spanje, Italië en Zweden.
- Administratieve ondersteuning van de directie.
- Klantenlijsten bijhouden in CRM systeem.
Profiel:
- Administratief sterk.
- Organisatorisch sterk.
- Discreet
- Gestructureerd.
- Nauwkeurig.
- Plichtsbewust.
- Kan zelfstandig werken.
- Open persoon.
- Pro-actief.
- Je werkt ook graag in een team.
- Leergierig.
- Flexibel.
- Stressbestendig.
- Groot verantwoordelijkheidsgevoel.
- Excel: zeer goed.
- Word: zeer goed.
- Outlook: zeer goed.
- Nederlands: zeer goed.
- Engels: zeer goed.
- Frans, Duits en Spaans zijn een plus.
Wat wil onze klant jou bieden?
- werkdagen van maandag tem vrijdag van 07:30 uur tot 16:00 uur
- 12 ADV dagen
- 20 verlofdagen
- overuren vergoed
- GSM en abonnement
- laptop
- maaltijdcheques € 8,00 per gewerkte dag
- hospitalisatieverzekering
- aanvullend pensioen
- eco-cheques
- eventueel elektrische bedrijfswagen
Iets voor jou?
Bezorg dan gerust je cv en motivatie via katy@secretary-academy.be. Indien niets voor jou maar ken je mogelijks iemand die hiervoor interesse zou hebben? Geef dan gerust onze gegevens door, waarvoor dank!
Voor onze klant, een expert in de bouw in Kasterlee, zijn we op zoek naar een deeltijdse accurate administratieve medewerker ter ondersteuning van de zaakvoerder en boekhouder (v/m/x). Je komt terecht in een kleine groep (familiale sfeer) met een vlakke structuur en waar er weinig verloop is van personeel. Ben jij het administratief wonder dat we zoeken met interesse in boekhouding? Lees dan verder wat wij jou kunnen bieden!
Jouw taken in samenwerking met de zaakvoerder en de boekhouder:
- opvolgen VCA van A – Z;
- beheren inbox;
- administratieve ondersteuning aan de boekhouder;
- controle voorraadlijsten van de op projecten aanwezige materialen.
- Beheer van de briefwisseling, in en uit, opvolging en acties.
- Beheer van de werfverslagen en filteren wie wat dient te doen.
- Beheer verzekeringsdossiers en schadegevallen.
- Beheer juridische briefwisseling.
- Beheer en organisatie van het VCA** systeem.
- Aansturen van de interne preventieadviseurs.
- Beheer van de leveringsbonnen.
- Inboeken.
- Betalingen voorbereiden.
- Beheer inkomende facturen; boeken, nazien op basis van de en prijs tov de orders en voorraadlijsten.
- Meerdere administratieve taken in samenspraak.
Gewenst profiel
- Bij voorkeur Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring
- Je hebt ervaring in boekhoudkundige taken.
- Stipt
- Accuraat
- Verzorgd
- Affiniteit met cijfers is een must
- Cijfers goed kunnen interpreteren is een must
- Administratieve duizendpoot
- Organisatorisch sterk
- Een woord is en woord
- Je komt je afspraken na
- Communicatief sterk in woord en schrift
- Respect
- Pro-actief (verder kijken dan je neus lang is)
- Empathisch
- Engagement
- Leergierig
- Gezond boeren verstand
- Nederlands: zeer goed
- Kennis van het softwareprogramma ‘Navision’ is een plus
- Word: goede kennis (brieven en bestellingen opmaken/ingeven)
- Excel: goede basiskennis
- PowerPoint: noties
- Outlook: zeer goede kennis
Regime
Deeltijds 24 uren per week (collectieve vakantie; 3 weken in juli en 2 weken met Kerstmis).
Hoe solliciteren?
Heb je na het lezen van deze functie iets van, dit is iets voor mij en beantwoord je aan het gewenst profiel? Bezorg ons dan je cv via katy@secretary-academy.be . Niets voor jou maar ken je mogelijks iemand die hiervoor in aanmerking zou komen? Geef dan gerust onze gegevens door waarvoor dank!