Het einde van het jaar kan voor bedrijven een periode van stress en drukte zijn. Naast het plannen van de feestdagen, moet ook de administratie netjes op orde zijn. Of het nu gaat om financiële afsluitingen, voorraadbeheer of de jaarrekening, er zijn tal van administratieve taken die je niet wilt uitstellen tot het laatste moment. Tegelijkertijd kunnen de workflows in drukke maanden zoals november en december snel overbelast geraken. Daarom is het cruciaal om in oktober al voorbereidingen te treffen. Door de administratieve processen te optimaliseren, kan je de druk op je team verlichten en zorgen voor een vlekkeloze jaarafsluiting.
De fundamentele administratieve taken voor oktober
Oktober is een cruciale maand om je bedrijf klaar te stomen voor de eindejaarsperiode. Een goede planning in deze fase helpt je niet alleen om stress in december te vermijden, maar zorgt er ook voor dat je belangrijke deadlines haalt. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om de financiële administratie op orde te hebben. Dit omvat:
- Inkomende en uitgaande facturen bijwerken: controleer of alle facturen correct zijn ingeboekt en stel een overzicht op van openstaande betalingen. Dit is essentieel om een correct beeld te krijgen van je cashflow en het jaar met gezonde financiën af te sluiten.
- Belastingverplichtingen nakijken: zorg ervoor dat je tijdig alle benodigde documenten hebt verzameld voor de fiscale verplichtingen die rond het einde van het jaar aankomen, zoals btw-aangiftes of loonadministratie.
- Inventarisatie van voorraad en materialen: voor bedrijven met fysieke producten is een gedetailleerde voorraadcontrole in oktober aan te raden. Hiermee voorkom je verrassingen in de drukste maanden van het jaar.
- Contracten en overeenkomsten controleren: neem contracten en overeenkomsten van leveranciers en klanten door om te kijken of er dingen zijn die verlengd of aangepast moeten worden voor het nieuwe jaar.
Digitale en fysieke archivering: naast het verwerken van de boekhoudkundige taken is het cruciaal om zowel digitale als fysieke documenten goed te archiveren. Dit helpt je om in januari met een helder overzicht te beginnen en direct met een nieuwe, efficiënte structuur van start te gaan.
Optimaliseer je workflow voor de drukke eindejaarsperiode
Nu je in oktober de basis hebt gelegd, is het tijd om te kijken naar manieren om de werkdruk in de komende maanden beheersbaar te houden. Dit kun je doen door slim om te gaan met de beschikbare tijd en middelen. Een efficiënte workflow kan de sleutel zijn tot een ontspannen en georganiseerde afsluiting van het jaar.
- Automatiseer terugkerende taken: handmatige taken zoals het invoeren van data kunnen worden geautomatiseerd met digitale tools. Overweeg software voor facturatie, personeelsplanning en voorraadbeheer die je werk makkelijker maakt. Door vroegtijdig automatisering in te zetten, bespaar je waardevolle tijd in de drukkere maanden.
- Planning en delegatie: een goede planning voorkomt dat je achter de feiten aanloopt. Zorg dat je taken verdeeld over je team en maak gebruik van projectmanagementtools zoals Trello of Asana om alles in goede banen te leiden. Door taken op voorhand toe te wijzen, voorkom je dat medewerkers worden overspoeld door werk in december.
- To-do lijsten en prioriteiten stellen: een simpele maar effectieve tip is het gebruik van to-do lijsten. Begin met de belangrijkste taken en werk systematisch naar minder dringende zaken toe. Dit helpt om gefocust te blijven en zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald.
Onderbrekingen in de workflow voorkomen
Tijdens de eindejaarsperiode komt er vaak onvoorziene druk op de workflow te staan door de combinatie van de normale bedrijfsactiviteiten en de extra administratieve taken. Het is daarom belangrijk om de piekmomenten te identificeren en hierop voorbereid te zijn.
- Inhaalwerkzaamheden plannen: heb je administratieve taken die je gedurende het jaar hebt uitgesteld? Plan in oktober al tijd in om deze taken af te ronden, zodat je in december niet voor verrassingen komt te staan.
- Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: de beste workflows zijn flexibel genoeg om snel aan te passen wanneer zich onverwachte problemen voordoen. Een buffer in je planning kan je hierbij helpen. Zorg ervoor dat je team weet wat te doen als er plotseling dringende taken tussenkomen.
Het effect van een georganiseerde administratie op de lange termijn
Niet alleen op de korte termijn, maar ook voor de toekomst is een goed georganiseerde administratie van onschatbare waarde. Door tijd te investeren in een goed werkend systeem in oktober, creëer je een solide basis voor het volgende jaar. Bovendien voorkom je dat je begin januari vastloopt in een berg achterstallig werk.
Een efficiënt georganiseerde administratie zorgt ervoor dat:
- Overzicht behouden blijft: zowel op financieel vlak als qua workflow. Hierdoor kunnen beslissingen sneller worden genomen en is er meer ruimte voor groei.
- De werkdruk wordt verdeeld: een gelijkmatige spreiding van de werkdruk zorgt ervoor dat medewerkers gemotiveerd blijven, zelfs tijdens de drukste maanden.
Klaar voor een productief eindejaarsseizoen
Begin op tijd met het organiseren van je administratie en maak slim gebruik van tools en planningstechnieken om piekmomenten op te vangen. Zo kun je met een gerust hart de feestdagen in en ben je optimaal voorbereid om het nieuwe jaar succesvol te starten J.
Bij Secretary Academy weten we hoe belangrijk een soepele jaarafsluiting is. Heb je hulp nodig bij het optimaliseren van je administratieve processen of bij de organisatie van je all-round administratie binnen je onderneming? Katy staat klaar om je hierbij te ondersteunen!
