Efficiënte communicatie is van cruciaal belang voor management assistants en andere professionals. Het zorgt voor een goede opvolging, bouwt vertrouwen op, biedt geruststelling, en maakt zowel het verzenden als ontvangen van berichten duidelijk en gestructureerd.
Het belang van goed e-mailbeheer
Een voorbeeld van hoe slecht e-mailbeheer negatieve gevolgen kan hebben, is wanneer privé- en zakelijke mails in één inbox belanden. Dit kan er mogelijks voor zorgen dat belangrijke zaken over het hoofd worden gezien. Het is dus aangewezen om verschillende e-mailadressen te gebruiken en deze te beheren met behulp van vlaggetjes, archivering, mappen en het regelmatig verwijderen van overbodige e-mails. Zo behoud je een overzichtelijke mailbox.
Prioriteren en organiseren van e-mails
Hoe bepaal je welke e-mails prioriteit hebben?
Om te bepalen welke e-mails prioriteit hebben, moet je kijken naar de urgentie en relevantie van de inhoud. Denk aan wat je op dat moment doet, wat dringend is, of een belangrijke deal die binnengehaald moet worden. Dringende mails krijgen uiteraard voorrang op mails die minder tijdsgebonden zijn.
Hoe organiseer je je mails het beste?
- Vastpinnen en vlaggetjes: Markeer belangrijke e-mails met vlaggetjes en maak ze vetgedrukt.
- Mappen: Maak mappen aan per klant of leverancier.
- To-do mapjes: Gebruik to-do mapjes en volg de etiquette van het bedrijf.
- Samenwerking: Houd rekening met je collega’s bij het organiseren van je e-mails.
Hoe vaak moet je je e-mails controleren?
Dit hangt af van de bedrijfscultuur en je functie. Een algemeen advies is om je e-mail twee keer in de voormiddag en twee keer in de namiddag te controleren. Zet pop-ups en geluiden uit om niet continue gestoord te worden.
Effectieve en duidelijke e-mailcommunicatie
Hoe schrijf je een duidelijke en beknopte e-mail?
- Keep it Simple and Stupid (KISS): Houd je e-mail eenvoudig en to the point.
- Inleiding: Val meteen met de deur in huis. De openingsalinea moet zowel de aanleiding als de boodschap bevatten.
- Middenstuk: Stel vragen over de kwestie die in de openingsalinea is genoemd.
- Slotalinea: Geef aan dat je uitkijkt naar een antwoord of offerte.
- Professioneel blijven: Houd je e-mails professioneel en gebruik een spellingchecker. Zinnen van 12 tot 15 woorden zijn voldoende.
Extra tips
Automatisatie en e-mailsjablonen kunnen veel tijd besparen. Ze vereisen slechts kleine aanpassingen en zorgen ervoor dat je efficiënt kunt werken. Gebruik daarnaast tools zoals Outlook om ongewenste e-mails als phishing of spam te melden, zodat ze automatisch in de spamfolder terechtkomen.
Conclusie
Met de administratieve coaching van Secretary Academy leer je efficiënter te werken en krijg je handige tips. Dit kan je collega’s inspireren en zorgen voor meer rust in hun hoofd. Gebruik ook Google of ChatGPT als hulpmiddel, deze kunnen je al een heel eind verder helpen. Maar, de beste tips komen natuurlijk uit de persoonlijke coaching van Katy! 😉
