De temperaturen gaan de hoogte in, de terrasjes lonken, de vakanties naderen met rasse schreden: hoe zorg je er in de zomerperiode voor dat je administratie on point blijft? Secretary Academy geeft je eenvoudige tips met grote resultaten. Maak kennis met een out-of-office-plan voor je administratie en geniet van een zomer met een up-to-date administratie, een continue omzet en gelukkige medewerkers.
Een out-of-office-plan voor je administratie, what’s in a name?
Neem jij het voortouw in de administratie of kun je rekenen op een administratief medewerker? Wie er in je onderneming ook instaat voor een stipte administratie, de zomer komt dichterbij en die brengt vakanties met zich mee. Iedereen heeft recht op een deugddoende break, maar hoe vang je de administratieve to do’s in tussentijd op? Wat is het geheim om je klanten en collega’s in juli en augustus ook je kenmerkende, kwalitatieve administratieve service te bieden?
Net zoals voor andere bedrijfsdomeinen (facturatie, hr, marketing …) die opgevolgd dienen te worden, kun je een praktijkgericht overdrachtsdocument opstellen. Dankzij een behapbaar out-of-office-plan weten de medewerkers die op post blijven precies wat te doen. Het gevolg: je administratie zal geen vertraging oplopen. Telefoontjes krijgen gehoor, mails worden opgevolgd, offertes gaan de deur uit: check!
De must-haves van een administratief back-upplan
Natuurlijk kan een overdrachtsdocument in allerlei vormen en maten opgesteld worden, al geven volgende stappen je een goed idee voor een sluitend infodocument.
- Stel een (digitaal) stappenplan op dat duidelijk weergeeft wat er moet gebeuren. Een leidraad die bestaat uit screenshots, bullets of URL’s naar andere (online) handleidingen? It’s up to you!
- Duid een back-up aan en breng die op de hoogte van zijn/haar verantwoordelijkheden tijdens je afwezigheden.
- Verleen je back-up toegang tot het online overdrachtsdocument. Controleer ook of je partner in crime over de nodige adminrechten beschikt om je administratieve taken uit te voeren. Tip: test samen alles uitgebreid uit voor je vakantie aanvangt.
- Activeer je persoonlijke out-of-office-boodschap in je mailbox, vermeld bij wie je klanten terechtkunnen en geniet vervolgens van een heerlijke zomervakantie.
Nice-to-have: breng je netwerk tijdig op de hoogte
Lonkt je persoonlijke vakantie of geniet het voltallige team van een collectieve sluiting? Breng klanten, prospecten en leveranciers op de hoogte van je beperkte bereikbaarheid of de back-upservice die je aanreikt. Zo komt niemand voor verrassingen te staan. Zo’n transparante communicatie wordt steevast gesmaakt!
De resultaten van een administratief back-upplan
Hoewel een out-of-office-plan uitwerken weinig tijd vraagt, levert het toch massa’s voordelen op. Zo wordt deadministratie gedurende je hele afwezigheid stipt opgevolgd, gaat er bijgevolg geen omzet verloren en kun je zonder zorgen terugkeren naar kantoor na je vakantie. Of je nu als zaakvoerder of als medewerker de pauzeknop indrukt, het is voor iedereen des te fijner om terug te komen zonder prangende vragen en dwingende deadlines. Preparation is the key to less stress!
Je administratieve processen laten analyseren en optimaliseren? Je onderneming administratief sterken voor de zomerperiode? Secretary Academy geeft je alle handvaten tijdens inhouse administratieve coaching, 100 % op maat van jouw werking en wensen.
