Administratief medewerkers met elkaar gelijkstellen, is zoals appels met peren vergelijken. Zo kun je ook de taken en de impact van office managers uit verschillende ondernemingen niet over dezelfde kam scheren. Razendinteressant voor ondernemers, want dit administratief profiel heeft alles in zijn mars om een merkbare meerwaarde op de administratie te leveren. Met deze blog schijnen we het licht op de administratieve kracht van de office manager. Get inspired!
Het dynamisch takenpakket van een office manager
Een office manager is letterlijk verantwoordelijk voor het beheer van het kantoor oftewel voor een vakkundige en vlotte kantoorwerking. Op de vraag “Wat doet een office manager?” een sluitend antwoord formuleren is onmogelijk, want een office manager is een fantastisch administratief profiel dat in ieder bedrijf andere taken voor zijn rekening neemt. Vaak staat de office manager in voor klantenontvangst, agendabeheer, administratie en facturatie. Dan weer behoren ook socialmediabeheer, eventplanning en preventie tot diens to-dolijst.
De grootte van een onderneming bepaalt in de meeste gevallen de concrete invulling van het takenpakket. In kleine firma’s zal een office manager eerder allround en uitvoerend functioneren. Een office manager in grote ondernemingen stuurt meestal een team van office medewerkers aan. Zodra je onderneming over een strategisch management en een operationeel team beschikt, is het nuttig een office manager te verwelkomen. Want welke taken hij ook opneemt, hij is altijd dé professionele en toegankelijke buffer tussen je bestuur en je medewerkers.
De hard en soft skills van een office manager
Waaraan herken je een office manager pur sang? Op papier bezit een geknipte kandidaat een bachelordiploma office management, bedrijfsmanagement of organisatie en management. In de praktijk gaat het om een mix van communicatieve, organisatorische en administratieve vaardigheden. Daarbij is een goede kennis van Outlook, Word, PowerPoint, Excel en cloudomgevingen (OneDrive, Google Drive …) een must. Tot slot is een flinke snuif empathie mooi meegenomen.
Office managers bouwen bruggen tussen managers en medewerkers. Daarbij komt een groot inlevingsvermogen van pas. Delegeren is namelijk geen eenrichtingsverkeer. Office managers die zich begripvol opstellen naar managers, collega’s, klanten en leveranciers boeken de mooiste resultaten. Botsen ze op tegengewicht dan schuwen ze dialoog niet. It’s all about balance!
De administratieve troeven van een office manager
De grootste prioriteit van een office manager is dat het kantoor op volle, efficiënte toeren draait. Een stipte en secure administratie is daarvan een groot onderdeel. Hoe draagt de office manager zijn steentje bij aan een administratie op punt? Naast gasten verwelkomen, telefoontjes beantwoorden en mails opvolgen, werpt hij ook een kritisch oog op de interne flows. Hij bestudeert de huidige administratieve werking, adviseert hands-on stappenplannen en volgt de toepassing van de flows op.
Hebben de collega’s vragen bij een administratief proces? Dringt een wijziging van een workflow zich op? De office manager brengt met plezier iedereen op de hoogte van de administratieve afspraken en optimaliseert ze waar en wanneer nodig. Zo draagt een office manager bij tot een efficiënte, accurate en snelle administratie. Ondernemers genieten trouwens niet alleen van een up-to-date en digitale administratie. Dankzij een office manager krijgen ze er ook een sparringpartner met kantoor- én mensenkennis bij. Het overwegen waard!
Je onderneming sterken met efficiënt timemanagement, notuleren of inventariseren? Secretary Academy licht tijdens een kennismaking toe wat een administratief freelancer, administratieve coaching of de werving en selectie van een office manager voor jouw bedrijf betekent.
