Een lenteschoonmaak door je administratie? Secretary Academy vertelt waarom!
De dagen worden langer, de vogels fluiten en de terrasjes lonken: de lente is in het land. Voor velen hét moment om thuis een lenteschoonmaak te houden. Waarom enkel door je huis een frisse wind laten waaien als je ook je bedrijfsadministratie kunt doen stralen? Secretary Academy streept het belang aan van een lenteschoonmaak door de administratie en geeft enkele kraaknette tips. Ready? Set. Clean!
Een ordelijke administratie, een rustige geest
De eerste zonnestralen zijn een feit en je endorfinegehalte krijgt een heerlijke boost! Niet gek dat de schoonmaakspullen volop bovengehaald worden, want overzicht en netheid in huis zorgen voor geluk en rust in het hoofd. Extra bonus voor je gemoedsrust in de lente? Een administratie in de plooi. In een ideale wereld geniet je daar iedere dag van, al is het ondernemerschap een rollercoaster waardoor de start van de lente de ideale gelegenheid kan zijn om (terug) orde op zaken te stellen.
Een kleine versus een grote lenteschoonmaak
Waar woningen deugd kunnen hebben van een kleine of grote lenteschoonmaak, kun je ook je administratie boosten met een beperkte of integrale poetsbeurt. Waaruit kan een kleine administratieve cleaning bestaan? Verplaats papieren en digitale bestanden naar de juiste map, zowel op je fysieke bureau als in je online mappenstructuur. Losse notities of post-its gespot? Geef ze een plaatsje in de bijhorende map of verplaats ze naar de prullenmand als ze niet langer relevant zijn. Zo gaan er geen documenten verloren en is het altijd aangenaam vertoeven op je werkplek.
Een kleine administratieve schoonmaak hou je idealiter één keer per kwartaal. De lente markeert de finish van het 1ste kwartaal. Give it a try, en laat je online en offline bureaublad stralen!
Een grote lenteschoonmaak gaat heel wat verder. Daarbij rol je letterlijk de mouwen op om je administratie beet te grijpen. Bureaulades opruimen, archiefkasten aanvullen, contactenlijst updaten, extra handmatige back-ups maken … Nu we al in maart aanbeland zijn, doe je er ook goed aan kritisch naar je administratieve systemen en afspraken te kijken. Hebben je team en jij alles correct toegepast? Is de administratie volledig bijgewerkt, tot op vandaag? Dit is je kans om je administratie bij te werken en zo de rest van het jaar on top of things te blijven.
Een grote administratieve lenteschoonmaak vraagt meer tijd, maar levert ook meer op. Actuele adreslijsten, goedgekeurde offertes, betaalde facturen: je wint er heel wat tijd mee als je ze binnen handbereik hebt. It’s worth it!
Cruciale tools voor een kraaknette administratie
Met volgende hulpmiddelen laat je je administratie moeiteloos het hele jaar rond schitteren:
- Een laptop die je ondersteunt in een zo digitaal mogelijke werking
- Een externe harde schijf waarop je een kopie van je cloud files opslaat
- Archiefbinders om papieren, zoals overeenkomsten of facturen, te bundelen
- Archiefdozen of kartonnen dozen om documenten in te bewaren
- Een papierversnipperaar waarmee je niet langer relevante papieren verknipt
Sommige ondernemers werken 100 % digitaal, andere zaakvoerders combineren een online met een offline administratie. Jouw set-up bepaalt je benodigdheden. Less is more!
Ultiem advies voor een kraakheldere administratie
Een lentefrisse administratie is voor iedere ondernemer anders. Als je administratieve werking vlot verloopt, hoef je geen wijzigingen bij de kick-off van de lente door te voeren. De realiteit leert ons helaas dat het vaak niet zo goed gaat. Niet gek, want als ondernemer ben je gebeten door je vak en moet je daarnaast ook nog aandacht schenken aan sales, marketing en administratie. Onze ultieme tip? Schakel hulp van een ervaren administratief medewerker of van buitenaf in.
Merk je dat je de grip op de systemen verliest, of dat je medewerkers er een andere mappenstructuur dan jou op nahouden? Informeer dan wat een administratief expert voor je onderneming kan betekenen. Misschien volstaat administratieve coaching of is een administratief freelancer die wekelijks bijspringt een match. Hoe dan ook: kort op de administratieve bal spelen, resulteert in meer inzage in je cijfers, meer houvast op je business en uiteindelijk meer rust. Wedden dat je met een fonkelende administratie des te meer zult genieten van dat eerste terrasje? Enjoy!
Levert de lenteschoonmaak van je administratie niet de gewenste orde op? Zoek je een frisse blik van buitenaf? Secretary Academy kan je tijdelijk of permanent bijstaan.