Goede afspraken maken goede vrienden. Dat geldt ook voor administratieve afspraken. Eensgezindheid over het voeren van de administratie zorgt voor een vlottere werking tussen je medewerkers. Ook buiten je onderneming zijn de voordelen van administratieve consistentie merkbaar. Laat je inspireren voor administratieve afspraken in klare taal!
De interne toegevoegde waarde van administratieve afspraken
Heldere administratieve afspraken hebben in de eerste instantie een positieve impact op jouw medewerkers. Administratieve instructies zorgen voor eenduidigheid over processen en toepassingen. Collega’s verliezen geen tijd aan het opstellen van een e-mailhandtekening, offerte of factuur, want je administratief draaiboek definieert precies de spelregels. Ook de kans op menselijke fouten wordt kleiner. Bonus: je wint er heel wat tijd mee in de agenda’s wat dan weer gemoedsrust met zich meebrengt. Voor jou als ondernemer, maar zeker ook voor je team: een win-win!
Wat is een administratief draaiboek?
Een draaiboek voor de administratie is een intern handboek dat administratieve afspraken bundelt en beschrijft. Dankzij zo’n draaiboek ben je er zeker van dat iedereen dezelfde standaarden toepast en de bal blijft rollen bij afwezigheden. Stel het op in een programma van je voorkeur (Excel of Numbers zijn onze favoriet) en bewaar het digitaal. Zorg dat je voltallige team toegang heeft (dankzij SharePoint of OneDrive) tot het administratief draaiboek want het komt vooral van pas tijdens afwezigheden van collega’s of bij de opstart van nieuwe medewerkers. Je kunt hierin als zaakvoerder initiatief nemen, maar logischer is dat je die vrijheid aan je administratief medewerker, officemanager of afdelingshoofden biedt. Zij kunnen op hun beurt in dialoog gaan met collega’s voor een draaiboek dat écht zit als gegoten.
De externe troeven van administratieve afspraken
Telefoontjes beantwoorden, mails versturen, offertes bezorgen … Stuk voor stuk administratieve acties die niet alleen je medewerkers maar ook je klantencontacten aanbelangen. Wie aandacht besteedt aan goede administratieve afspraken heeft een voetje voor bij klanten, partners en leveranciers. Geef toe, jij ontvangt toch ook het liefst feilloze mails, gestroomlijnde offertes en up-to-date facturen?
Enkele voorbeelden in de kijker …
Staan jouw administratieve afspraken nog niet helemaal op punt? Gebruik volgende checklist om je administratiefdraaiboek te optimaliseren.
- E-mailhandtekening
- Offerte
- Factuur
- Out of office (Natuurlijk is een personal touch in een afwezigheidsboodschap steeds toegestaan!)
- Telefoonetiquette
Een administratieve consensus bepalen, dat doe je niet terzijde. Het vraagt om tijd en focus. Laat een collega met kennis van zaken zich hierop toespitsen of schakel een professional in. Zo ben je gerust dat je administratieve afspraken een meerwaarde vormen voor je zaak op de lange termijn.
Zijn jouw administratieve processen aan verbetering toe? Secretary Academy biedt een klare kijk op je administratie en geeft concrete handvaten voor efficiënte administratieve afspraken.
