De afgelopen Covid-19 periode heeft voor grote verschuivingen gezorgd in het functioneren van de personal assistant. De huidige functie is op korte tijd inhoudelijk toch wel opmerkelijk gewijzigd. De persoonlijke interactie met collega’s is vanwege het thuiswerken tot een minimum herleid. Geen enkele gebeurtenis heeft op zo een korte tijd dergelijke impact gehad.
Toch lijkt het nieuwe normaal ook zijn voordelen te hebben 🙂. Het vinden van een gezonde balans tussen de vroegere invulling en de huidige situatie zou dus een ideale situatie creëren. Het is echter voor veel bedrijven nog zoeken naar dat evenwicht. In vele boardrooms is men er nog niet helemaal uit welke richting men in de nabije toekomst wil uitgaan. En dat heeft invloed op de organisatie.
Wat in het bijzonder door de personal assistant als het als grootste gemis wordt ervaren, is het fungeren als de ‘lijm’ tussen functies en afdelingen. In het huidige klimaat ontbreekt de personal touch die bijdraagt tot de algemene werksfeer tussen directie en personeel. Dit kan zich gelukkig op korte termijn een beetje rechtzetten, gezien de versoepelde maatregelen die zich binnenkort aankondigen.
Het grote verschil met de pré Covid periode is uiteraard het wegvallen van alle zakenreizen. Alle daarbijhorende afspraken en reservaties hebben het afgelopen jaar voor een gat in het takenpakket geslagen. Maar ook het wegvallen van alle fysieke seminaries, collectieve vergaderingen en events zorgen eveneens voor de nodige aanpassingen van de personal assistant.
De weggevallen taken worden momenteel opgevangen door (recorded) digitale events & webcasts, waarbij de focus ligt bij de communicatie-afdelingen vermits het hier louter content betreft zonder de logistieke en praktische regelingen. Dit wordt echter als tijdelijk ervaren, in de toekomst zal dit zich wel hernemen, doch met lagere frequentie.
Wat als positief wordt ervaren, is dat de vrijgekomen tijd ingevuld kan worden door dieper in te gaan op verschillende items, zodat er een grotere focus gelegd kan worden op andere aspecten van de taak als personal assistant en de werking van het bedrijf in het algemeen. Met bijgevolg een betere kennis van de werking en systematiek van de verschillende afdelingen binnen het bedrijf 💪. Daar kwam men vroeger wegens tijdsgebrek niet altijd aan toe. Er kon de afgelopen tijd ook meer aandacht besteed worden aan de eigen set-up van verschillende projecten. Er was tijd om efficiëntere processen te bedenken (dig deeper, not wider) en de communicatie hieromtrent te verstevigen.
Deze aangepaste en vereenvoudigde processen zorgen ervoor dat collega’s nu meer zelf initiatief kunnen nemen om het een en ander op te zoeken, i.p.v. terug te vallen op rechtstreekse collega’s of een back-office.
Uiteraard is er niet enkel de tijdelijke disruptie vanwege de Covid-maatregelen. Er is ook een definitieve wijziging van de job-inhoud door de hoge vlucht in de digitalisatie-technologie. Momenteel worden reeds veel informatieaanvragen en contact-data via websites verzameld door bots en VR-apps, en die trend gaat zich ongetwijfeld versneld verder zetten. Doordat alles automatisch aangestuurd wordt door de verschillende IT-systemen, vergt het meer inspanningen om nauwkeurig op de hoogte te kunnen blijven van hetgeen reilt en zeilt in het bedrijf.
De mogelijkheden om snel in te spelen op veranderende omstandigheden en te anticiperen op mogelijke hinderpalen wordt hierdoor als knelpunt ervaren. Het antwoord “Ik wist het niet” is niet echt een antwoord dat je veelvuldig kan inroepen, en bovendien is dit een antwoord dat een PA vanuit professioneel oogpunt eigenlijk liever niet wil gebruiken 😉…
De algemene conclusie is dus dat er wel degelijk een verschuiving van de jobinhoud heeft plaatsgevonden.
Zoals steeds met veranderende omstandigheden is flexibiliteit en creativiteit een must om hier als professional sterker, en met nieuwe inzichten uit te komen. Enkel op die manier kan je je manager overtuigen van de toegevoegde waarde van je functie, en zal hij/zij ook inzien dat de meerwaarde van een PA uitstraalt op zijn/haar eigen prestaties.
Voegt jouw PA meerwaarde toe aan jouw prestaties?
Groetjes
Katy