Beste bedrijfsleider!
Vandaag wil ik het even hebben over een ontwikkeling die onze maatschappij in een stroomversnelling heeft gebracht: e(lectronic)-mail.
Wat een fantastische manier van communiceren! Niet gebonden aan lands- of andere grenzen, en bovenal snel. Al is die snelheid relatief. Wat we in de begindagen als snel percipieerden, zouden we nu als lichtsnelheid beschouwen.
Wie herinnert zich niet het kenmerkende wijsje van de modem die zorgde voor de verbinding met de buitenwereld? Het gebruik van een normale telefoonlijn zorgde echter voor de nodige beperkingen.
Deze werden opgeheven dankzij het gebruik van de kabel. En de vooruitgang stopte daar niet. Tegenwoordig maken we gebruik van snelle wifi netwerken, die steeds performanter worden.
Dit allemaal maakt het gebruik van e-mail vanzelfsprekend.
Wat niet vanzelfsprekend is, is optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van e-mail. De efficiëntie van het medium gaat er danig op achteruit als je de valkuilen niet vermijdt.
En laat dit net nu het doel zijn van deze post!
Dankzij (een combinatie van) de volgende tips & tricks, kan jij meer tijd vrijmaken voor hetgeen ondernemers graag doen: ondernemen ? !
- Een eerste voor de hand liggende tip is het beperken van je e-mailverkeer. Alvorens achter je klavier plaats te nemen, denk eerst even na over de inhoud en het belang van het bericht. Soms is een telefoontje sneller gepleegd, en is het resultaat navenant sneller beschikbaar.
- Voer geen discussies via e-mail. Het enige resultaat dat je hiermee verkrijgt is wederzijdse irritatie en frustratie, en een ellenlange thread waarbij in het onderwerp -tig keer RE:RE:RE:RE:RE:… wordt vermeld. Je moet dan na verloop van tijd, 3 minuten naar beneden scrollen om uit te vinden waarom de discussie werd gestart… In dit geval doet een gesprek wonderen.
- Zet niets in een e-mail waar je later spijt van kan hebben. Is een binnenkomend bericht om een of andere manier emotioneel geladen, lees het dan maar druk niet onmiddellijk op de “Reply”-knop. Laat het bezinken en lees het een paar uur later nogmaals. Je zal merken dat je initiële heftige reactie al een pak minder zal zijn, maar stuur ook deze keer nog niets terug. Slaap er een nachtje over, en stuur de volgende dag een weldoordacht en gefundeerd antwoord.
- Iedereen mag zien dat ik veel e-mailverkeer verwerk. Wees niet de persoon die consequent de ‘Reply to all’-knop gebruikt! Denk na over voor wie de mail bestemd is, en wie er belang bij heeft om op de hoogte te worden gehouden. Idealiter bevat een bericht slechts twee partijen: een afzender en een bestemmeling. Als het bericht aan de bestemmeling van intern belang kan zijn voor zijn of haar organisatie, zal hij/zij er wel voor zorgen dat het intern gedistribueerd wordt. Als de bestemmeling vindt dat zijn verantwoordelijke ingelicht dient te worden over de inhoud, dan zorgt die er zelf wel voor.
- Beheers de inkomende e-mails in je inbox. Mijn favoriete tip, dankzij de instant succes factor. Iedereen kent wel de aanvink-buttons die op een of ander manier altijd verplicht zijn als je iets wil lezen, downloaden of kopen op het wereldwijde web. Het gevolg is een stroom van nieuwsbrieven die je inbox opvullen. Gebruik voor nieuwsbrieven die je toch niet leest, of waarvan je merkt dat ze je niets bijbrengen, de tegenwoordig verplichte ‘Unsubscribe’-functie. En daarin zit het onmiddellijke succes. Nadat je bent uitgeschreven en je je laatste nieuwsbrief naar de prullenmand hebt versleept, komt er geen vervolgbericht meer. Tot je opnieuw een artikel wil lezen, of een nieuw item bestelt… ?.
- Tip 6 is eigenlijk maar een halve tip, want reeds aangehaald in tip 1 (vrees niet, op het einde wordt deze halve tip goedgemaakt, zodat de titel van deze post overeind blijft!). Voor dringende zaken geef je beter een belletje. Er gaat niets boven een klaar en duidelijk antwoord, waarmee je onmiddellijk aan de slag kunt. Je kan dan uiteraard nog altijd een confirmatie sturen, met tip 7 indachtig ?.
Als je alle bovenstaande tips & tricks hebt toegepast, en je bent er echt van overtuigd dat het versturen van een e-mail noodzakelijk is, dan komen we uit bij tip 7: houdt je mail kort en bondig, en formuleer je vraag/betoog zo helder mogelijk. Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat je (hopelijk) eenzelfde duidelijk bericht terugkrijgt. En anders verwijs je maar even naar deze post… ?!
En als extraatje nog de beloofde goedmaak-bonustip: GEBRUIK GEEN HOOFDLETTERS. Nooit, nooit en echt nooit. Bekijk even dit stukje tekst, en zie hoe lelijk de hoofdletters eruit springen, en hoe hard die drie korte worden overkomen. Wil jij op deze manier een volledige zin, laat staan een tekst lezen? Niet dus…
Dit zijn niet de enige tips & trics die Secretary Academy je kan aanbieden, beste ondernemer! Ben je benieuwd waarmee we jou ook kunnen helpen via onze diensten; freelance administratie of werving en selectie van administratief personeel? Maak dan een vrijblijvende afspraak via https://secretary-academy.be/contact/afspraak-maken/
Groetjes en tot binnenkort, Katy!
#secretaryacademy #freelanceadministratie # notarieelmedewerker #freelancemanagementassistant #administratievehulp #persoonlijkeaanpak #professionalisme #ondersteuningadministratie #topteam #kwaliteit
