Voltijdse tweetalige management assistant Heverlee (m/v/x)

Voor onze klant in Heverlee met ‘high end’ diensten en producten, zijn we op zoek naar een voltijdse tweetalige management assistant als rechterhand van de zaakvoerster. Je assisteert tevens ook de 2de vennoot. Je komt terecht in een zeer sterk groeiende onderneming waar kwaliteit en communicatie zeer hoog in het vaandel worden gedragen. Het topteam telt 6 personen en misschien ben jij wel de 7de gedreven witte raaf die we in het team mogen verwelkomen!

Jouw taken als rechterhand van de zaakvoerder:

  • Maken van offertes voor de ‘high end’ producten en diensten.
  • Plaatsen van de bestellingen bij de leveranciers.
  • Opvolgen van bestellingen en erover waken dat deze tijdig geleverd worden. Indien deze niet tijdig worden geleverd, ingrijpen en overleggen met de zaakvoerder wat we kunnen doen.
  • Checken bij de levering dat de levering overeenstemt met wat er werd besteld.
  • Nakijken van de facturen eens dat het materiaal werd geleverd.
  • Fakturen maken aan klanten als een werf afgewerkt is.
  • Klanten telefonisch te woord staan.
  • Bij bezoek van klanten; klanten ontvangen, drankje aanbieden en eventueel indien lunch voorzien is, lunch bestellen en alles klaar zetten.
  • Je maakt afspraken voor de zaakvoerder.
  • Opstellen van documenten indien er een product defect is tijdens garantie periode. De producten versturen en opvolgen dat deze tijdig hersteld terug komen.
  • Maken van presentaties voor de zaakvoerder.
  • Organiseren van events in niet Covid tijden voor de zaakvoerder
  • All-round office management beheren : zorgen voor alle kantoorbenodigdheden; food en non food.
  • Meerdere taken mogelijk op termijn.

Competenties:

  • Je bent perfectionist.
  • Je bent zeer professioneel.
  • Je werkt graag voor een ‘high end’ organisatie én zaakvoerder.
  • Je zorgt ervoor dat alles tiptop verloopt voor de zaakvoerder en het bedrijf.
  • Je vormt een tandem met de zaakvoerster.
  • Je bent zeer positief ingesteld.
  • Je bent zeer pro-actief.
  • Je bent administratief zeer sterk.
  • Je bent organisatorisch zeer sterk.
  • Je bent zeer empathisch.
  • Je werkt zeer graag in een kleine onderneming waar er veel afwisseling is in taken en verantwoordelijkheden.
  • Je werkt zeer gestructureerd.
  • Je hebt een sterke persoonlijkheid.
  • Je bent vriendelijk.
  • Je bent verzorgd.
  • Je bent een meedenker voor de zaakvoerder en het bedrijf.
  • Je bent zeer zelfstandig.
  • Je bent creatief.
  • Je bent flexibel.
  • Je houdt van een persoonlijke aanpak.

Skills:

  • Office 365: Outlook Microsoft: zeer goed.
  • Excel: kunnen werken met basisformules (geen draaitabellen of grafieken).
  • PowerPoint: zeer goede kennis.
  • Tweetalig Nederlands – Frans in woord en schrift.
  • Engels: goede kennis in woord en schrift.

Locatie:

  • 100% bij onze klant in Heverlee (Covid safe).

Regime:

  • Voltijds of 4/5.
  • Voltijds: van maandag tot en met donderdag tussen 08:00 en 09:00 uur en 16:30 en 17:30 uur (1/2 uur middagpauze). Vrijdag: tussen 08:00 en 09:00 uur tot 15:00 uur.
  • Collectieve vakantie: 2 weken bouwverlof in juli 2022 = 9 ADV dagen liggen vast.

Hoe solliciteren?

Ben jij de witte raaf die we zoeken? Bezorg dan gerust je cv via katy@secretary-academy.be. Je gegevens worden met de nodige discretie behandeld. Niets voor je maar ken je mogelijks iemand die hiervoor in aanmerking zou komen? Geef dan gerust onze gegevens door, waarvoor dank! Tot binnenkort?