Voltijdse tweetalige management assistant Brussel (m/v/x)

Voor onze klant zijn we op zoek naar een management assistant als rechterhand van een notaris ter vervanging van een collega die met pensioen gaat. Je zal onder meer instaan voor de verwelkoming van cliënten op het kantoor en fungeert als eerstelijns aanspreekpunt voor eenieder die het kantoor bezoekt of contacteert. Je zal deel uitmaken van een middelgroot notariaat waar persoonlijkheid en empathie hoog in het vaandel worden gedragen. Je krijgt tevens de ruimte om je expertise te verruimen door opleidingen.

Jouw taken (je zal goed worden begeleidt om goed in te werken en de taken zullen je gaandeweg worden aangeleerd):

  • je staat in voor een beleefde en correcte ontvangst van cliënten en zakenrelaties van de notaris
  • je behandelt de inkomende en uitgaande post (ook digitaal)
  • je behandelt de telefonische oproepen
  • je bent verantwoordelijk voor de kantoorplanning
  • je start de nieuwe dossiers op
  • je fungeert als organisatorisch assistent van de notaris
  • je beantwoordt van telefonische oproepen conform de kantoorafspraken
  • je behandelt inkomende en de uitgaande briefwisseling.
  • je verwerkt de inkomende post ontvangen van de notaris
  • je bezorgt de post aan de juiste dossierbeheerder 
  • je verwerkt de uitgaande post conform de kantoorafspraken (signatair)
  • je verzorgt de verzending van de postakte briefwisseling (syndicus, leegstand, enz…)
  • je maakt nieuwe dossiers aan
  • je maakt fysieke mappen aan
  • je print dossierstukken uit
  • je maakt een digitale dossier aan
  • je zoekt informatie op voor verschillende partijen in het rijksregister
  • je vult telefoonnummers en emailadressen aan in het systeem
  • je geeft het dossier door aan de juiste dossierbeheerder
  • je fungeert als organisatorisch assistent van de notaris
  • je zorgt voor de thematische aankleding van de wachtzaal/gemeenschappelijke ruimtes (Kerst, Pasen)
  • je bestelt en organiseert van periodieke cadeaus voor het personeel (Sinterklaas, eindejaar)
  • je houdt de verjaardagen en jubileums bij van de personeelsleden 
  • je bestelt relatiegeschenken en cadeaus voor het personeel of het cliënteel 
  • je plant en organiseert teambuildings, etentjes met kantoor, maakt reservaties en verstuurt de uitnodiging naar de collega’s
  • je bestelt en verzend kerstkaarten 
  • je verzorgt de interne communicatie 
  • je zorgt ervoor dat de up to date (laten) houden van de kantoorwebsite
  • je bestelt en laat de visitekaartjes ontwerpen
  • je bestelt en verzorgd het laten ontwerpen van PR materiaal (pennen met naam notaris,..)
  • je plant de kantoorvergaderingen, juridische vergaderingen en dossiervergaderingen in
  • je maakt de agenda op en het verslag van de algemene kantoorvergadering
  • je staat in voor het logistieke gedeelte van het kantoor
  • je bestelt het kantoormateriaal
  • je zorgt voor offertes bij grote aankopen
  • je zorgt voor het onderhoud en de reparatie van het kantoormateriaal 
  • je voert updates uit van Dataconsult

Competenties:

  • perfect tweetalig Nederlands – Frans in woord en schrift
  • basiskennis Engels
  • klantvriendelijk communiceren en inspelen op de noden van het cliënteel
  • basiskennis Word en Excel
  • sterk talent hebben voor plannen en organiseren
  • het kunnen hanteren van een correct taalgebruik, zowel mondeling als schriftelijk
  • kunnen fungeren als het visitekaartje van het kantoor
  • aandacht besteden aan een verzorgd uiterlijk
  • verzorgd taalgebruik
  • kunnen fungeren als buffer tussen het cliënteel en de notaris en zijn medewerkers
  • in staat te zijn om een situatie correct in te schatten en tijdig hulp in te kunnen roepen bij problemen 
  • kunnen omgaan met veeleisende klanten
  • sterk in de schoenen staan
  • stabiel en geduldig zijn
  • oog hebben voor detail (layout briefwisseling en modeldocumenten)
  • stipt zijn
  • nauwkeurig zijn
  • werken met het computerprogramma Dataconsult (is een plus en geen must)
  • een actieve houding kunnen aannemen bij het ondersteunen van de notaris en de collega’s
  • bereid zijn om zich bij te scholen en om nieuwe zaken aan te leren
  • zich collegiaal kunnen opstellen en vlot kunnen samenwerken

Regime: voltijds (dagwerk): maandag tot en met vrijdag van 09 uur tot 17 uur (mogelijkheid om van 10 uur tot 18 uur te werken).

Opstart en locatie: onmiddellijk en 100% werken op het kantoor bij onze klant in Brussel.

Iets voor jou? Bezorg dan gerust je motivatiebrief, cv en foto via katy@secretary-academy.be . Je gegevens worden met de nodige discretie behandeld. Niets voor jou maar ken je mogelijks iemand die hiervoor in aanmerking zou komen? Geef dan gerust onze gegevens door waarvoor dank! Zie ik je binnenkort?