Des arrangements administratifs en langage clair vous garantiront un 4e trimestre prospère !

De bons comptes font de bons amis. Il en est de même pour les arrangements administratifs. Une gestion en unanimité de l’administration renforcera le fonctionnement de vos collègues. Même en dehors de votre entreprise, on observe les plus d’une consistance administrative. Inspirez-vous des arrangements administratifs en langage clair !

La valeur ajoutée interne des arrangements administratifs

Tout d’abord, des arrangements administratifs précis auront un impact positif sur vos collègues. Les instructions administratives garantiront des processus et des applications univoques. Les collègues ne perdront pas de temps en rédigeant une signature e-mail, une offre de prix ou une facture, car votre scénario administratif définira précisément les règles du jeu. Le risque d’erreurs humaines sera d’ailleurs plus réduit. Bonus : vous épargnerez pas mal de temps dans vos agendas, ce qui impliquera donc une tranquillité d’esprit. Pour vous, en tant qu’entrepreneur, mais certainement aussi pour votre équipe : ce sera du gagnant-gagnant !

Qu’est-ce qu’un scénario administratif ?

Un scénario de l’administration est un manuel interne regroupant et décrivant les arrangements administratifs. Un tel scénario vous assurera que tous appliquent les mêmes normes ainsi que la continuité en cas d’absences. Établissez-le avec un logiciel de votre préférence (Excel ou Numbers sont nos favoris) et sauvegardez-le sous format numérique. Donnez accès au scénario administratif à l’ensemble de votre équipe (grâce au SharePoint ou au OneDrive) car il sera surtout utile lors des absences de certains collègues ou lors des premières activités de nouveaux collègues. Chef d’entreprise, vous pourriez prendre l’initiative, mais il serait plus logique de la laisser à l’appréciation de votre assistant administratif, du chef de bureau ou des chefs de département. Ceux-ci pourront ensuite se concerter avec les collègues sur un scénario parfaitement ajusté.   

Les atouts externes des arrangements administratifs

Répondre aux appels téléphoniques, envoyer des mails, transmettre des offres de prix … Ce sont chacune des actions administratives intéressant non seulement à vos collègues, mais également à votre clientèle. Les personnes portant une attention particulière aux arrangements administratifs adéquats seront mieux appréciées par les clients, les partenaires et les fournisseurs. Soyons honnêtes, vous préférez, vous aussi, recevoir des e-mails impeccables, des offres de prix rationnalisées et des factures à jour. 

Quelques exemples à titre d’illustration …

Vos arrangements administratifs ne sont pas encore comme il faut ? Servez-vous du checklist suivant pour optimiser votre scénario administratif.

  • Signature e-mail
  • Offre de prix
  • Facture
  • Out of office (une note personnelle dans le message d’absence est évidemment toujours bienvenue !) 
  • Étiquette du téléphone

La définition d’un consensus administratif ne se fait pas en un tour de main. Elle prend du temps et demande un focus particulier. Demandez à un.e collègue ayant l’expertise de se focaliser là-dessus ou faites appel à une personne externe. Ils vous garantiront que vos arrangements administratifs constituent une plus-value à long terme pour votre entreprise.

Vos processus administratifs demandent d’être reformulés ? Secretary Academy propose une vision claire et nette sur votre administration et vous fournira des outils concrets pour aboutir à des arrangements administratifs efficaces.

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