Cher chef d’entreprise !
Aujourd’hui, je voudrais vous parler d’un outil développé ayant accéléré les échanges dans notre société : les e-mails.
Quel outil de communication fantastique ! Aucune limite nationale ou autre, et surtout sa vitesse ! Bien que relative, cette vitesse… La perception initiale de vitesse serait actuellement considérée comme la vitesse de la lumière.
On se rappelle tous les tons caractéristiques du modem réalisant la connexion avec le monde extérieur. Cependant, n’oublions pas les contraintes de l’utilisation d’une ligne téléphonique.
Celles-ci ont été supprimées grâce à l’utilisation du câble. Et le progrès ne s’est pas arrêté là. A l’heure actuelle, on se sert de réseaux wifi rapides de plus en plus performants.
Tout cela contribue à l’évidence de l’utilisation des e-mails.
Ce qui n’est pas évident, c’est l’utilisation optimale des possibilités de l’e-mail. L’efficacité de cet outil s’affaiblit énormément lorsqu’on n’évite pas les pièges.
Et voilà qu’on arrive à l’objectif de ce post !
Les conseils (combinés) suivants vous permettront de libérer du temps pour l’activité préférée des entrepreneurs : entreprendre !
Un premier conseil évident est la restriction du trafic de courrier électronique. Avant de vous asseoir derrière votre clavier, réfléchissez d’abord au contenu et à l’importance du message. Un coup de fil est parfois plus rapide, et le résultat sera donc plus vite disponible.
Ne menez pas de discussions par e-mail. Le seul résultat sera une irritation et une frustration réciproque, et un fil sans fin dont l’objet reprendra d’innombrables fois RE:RE:RE:RE:RE:…. Après un certain temps, vous devrez dérouler 3 minutes pour découvrir l’origine de la discussion… Dans un tel cas, une conversation fait des merveilles.
Ne mentionnez jamais dans un e-mail des commentaires que vous regretterez après. Lorsqu’un message entrant est, d’une manière ou d’une autre, chargé d’émotions, lisez-le mais ne pressez pas tout de suite sur le bouton “Reply”. Prenez le temps d’y réfléchir et relisez-le au bout de quelques heures. Vous noterez que votre réaction violente initiale sera bien plus mitigée, mais ne répondez toutefois pas encore. Laissez passer une nuit, et envoyez le lendemain une réponse bien réfléchie et fondée.
Tout le monde peut voir que je traite un tas d’e-mails. Ne soyez pas la personne utilisant automatiquement le bouton ‘Reply to all’ ! Décidez à qui le mail est destiné, et qui serait intéressé à être tenu au courant. Idéalement, un message ne concerne que deux parties : un expéditeur et un destinataire. Lorsque le message pourrait avoir un intérêt en interne pour le destinataire ou pour son organisation, il/elle fera en sorte que le message soit distribué en interne. Lorsque le destinataire estime que son responsable devrait être informé du contenu, il fera le nécessaire.
Maîtrisez les e-mails entrants de la boîte de réception. C’est mon conseil favori, en raison du succès immédiat. On connaît tous les boutons à cocher à chaque fois que l’on souhaite lire quelque chose, le télécharger ou l’acheter sur le web mondial. L’effet est un flux de bulletins d’informations remplissant votre boîte de réception. Pour les bulletins d’informations que, par défaut, vous ne lisez pas, ou dont vous constatez qu’ils n’apportent rien de neuf, utilisez la fonction actuellement obligatoire ‘Unsubscribe’. C’est là que se situe le succès immédiat. Après vous être retiré et avoir glissé votre dernier bulletin d’informations dans la poubelle, aucun message subséquent ne viendra plus. Jusqu’à vouloir lire un autre article, ou à commander un nouvel article… ?
Le conseil numéro 6 n’est en fait qu’un ‘demi-conseil’, car déjà cité par le conseil 1 (n’ayez pas crainte, ce demi-conseil sera enfin compensé, de manière que l’intitulé de ce post soit respecté !). Mieux vaut donner un coup de fil en cas d’urgence. Rien n’est plus idéal qu’une réponse claire et nette, vous permettant d’agir à l’instant. Vous pourriez évidemment encore envoyer une confirmation, en gardant à l’esprit le conseil 7.
Après avoir appliqué l’ensemble des conseils précisés ci-dessus, et étant vraiment convaincu de la nécessité de l’envoi d’un e-mail, on arrivera au conseil 7 : réduisez votre mail au minimum, et formulez votre question/argumentation le plus clairement possible. C’est la seule manière de vous assurer que le message de retour soit tout aussi claire (espérons-le). Et sinon, vous n’aurez qu’à consulter ce post… ?!
Et comme supplément, voici le conseil bonus promis : N’UTILISEZ JAMAIS DES MAJUSCULES. Jamais, jamais et vraiment jamais. Jetez un coup d’œil sur ce bout de texte, et constatez l’aspect affreux généré par les majuscules, et l’impact agressif de ces trois petits mots. Vous seriez disposé à lire une telle phrase entière, sans parler d’un texte entier ? Bien sûr que non…
Ce ne sont pas les seuls conseils à proposer par Secretary Academy, cher entrepreneur ! Vous aimeriez savoir comment nos services pourraient vous aider en termes d’une administration freelance ou du recrutement et de la sélection du personnel administratif ? Prenez donc rendez-vous sans engagement via contact.
Bien à vous et à bientôt, Katy !
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